15 Consejos para que principiantes (estudiantes/residentes) hagan una buena presentación en un congreso médico
Dr Mateo Chartier. Centro Médico CLS de Madrid
Resumen: Presentar en una conferencia es una parte importante de la vida de un médico y especialmente si este es además investigador: le permite compartir todo el trabajo que ha estado haciendo durante meses o años. Al mismo tiempo, también da la oportunidad de exponer algunos aspectos íntimos de ti mismo al mundo exterior, como tu proceso de pensamiento, tu nivel de conocimiento sobre un tema o tu capacidad para estructurar ideas. Todo el mundo, en especial al principio, se siente asustado o cohibido al tener que hacer presentaciones en foros o congresos. Este artículo el autor ofrece 15 consejos para tener en cuenta a la hora de hacer una presentación en un Congreso
15 Tips for Beginners (Students/Residents) to Give a Good Presentation at Medical Conference
Abstract: Presenting at a conference is an important part of a doctor’s life and especially if he or she is also a researcher: it allows you to share all the work you have been doing for months or years. At the same time, it also gives you the opportunity to expose some intimate aspects of yourself to the outside world, such as your thought process, your level of knowledge on a topic or your ability to structure ideas. Everyone, especially at the beginning, feels scared or self-conscious about having to give presentations at forums or conferences. In this article the author offers 15 tips to keep in mind when giving a presentation at a conference.
Recuerdo mi primer seminario al comienzo de mi master en bioquímica. Como venía de una licenciatura en ecología, me sentía como un impostor en el nuevo departamento y tenía miedo de que los demás juzgaran mi nivel de conocimiento o la calidad de mi presentación. Por supuesto, estas eran solo proyecciones negativas que estaba haciendo en mi mente, pero reflejan el ambiente estresante que uno puede sentir cuando se prepara para dar una charla. En el lado positivo, una presentación exitosa lleva a una mejor comprensión de su trabajo por parte de la audiencia. Esto genera debates profundos que pueden ofrecer ideas sobre cuáles deberían ser los próximos pasos de la investigación o pistas para resolver obstáculos. También deja una buena impresión del trabajo realizado en tu laboratorio o tu consulta, lo que puede atraer a nuevos colaboradores. Además, que tu trabajo se destaque, especialmente en congresos relevantes, puede hacer que tus publicaciones sean más citadas. Si eres estudiante, puedes recibir un premio por tu presentación que potenciará tu currículum al solicitar becas.Por encima de todo, aprender a comunicarse, especialmente con el público en general, es una habilidad valorada. ¿Cómo puedes hacer una presentación perfecta? No existen fórmulas mágicas, pero en este artículo compartiremos algunos consejos importantes para ayudarte a realizar la mejor presentación en el próximo evento al que acudas.
1- No empieces trabajando en tus diapositivas
Es muy fácil perderse en las diapositivas si no se planifica previamente. Por eso es necesario que describas las ideas principales y el orden en el que quieres presentarlas ANTES de comenzar a crear diapositivas en PowerPoint (u otra plataforma).
Puedes empezar haciendo viñetas, un diagrama de flujo o algo similar. Lo fundamental aquí es asegurarte de que estás presentando la información y no simplemente arrojándola en las diapositivas a medida que te vienen a la mente. Es fácil perderse si simplemente sigues agregando diapositiva tras diapositiva sin preocuparte por la extensión o las conexiones entre la información.
Puede utilizar notas adhesivas, agendas de papel, generadores de diagramas de flujo en línea u otras herramientas que te ayuden en la fase de diseño.
Igual de importante que las ideas clave es la manera de unir todo ese contenido. Debes planificar una transición lógica y una progresión entre cada idea. Esto te ayudará a definir un hilo conductor y establecer el flujo de tu presentación. En última instancia, ayudará a que la audiencia capte el mensaje que estás compartiendo.
En resumen, es fundamental saber de qué se quiere hablar. Por eso, antes de trabajar en las diapositivas y los materiales para distribuir, desarrolla un diseño que destaque y conecte la información que deseas compartir.
2- Ten siempre en mente la duración
Tendrás una cantidad de tiempo limitada para transmitir tu mensaje, por lo que debes planificar tu presentación en función de ese lapso de tiempo. Si tienes 15 minutos para presentar tu trabajo, planifica una presentación que dure un poco menos de ese límite de tiempo.
Otro consejo para las presentaciones es utilizar un cronómetro durante la presentación para asegurarte de no excederte del tiempo.
Muchas personas no planifican su tiempo sabiamente y terminan saltándose diapositivas en su presentación o extendiéndose más del tiempo previsto. ¿Y adivina qué? Tu audiencia sabe cuando te saltas contenido porque te quedaste sin tiempo. Da la impresión de ser poco profesional y puede afectar la forma en que la gente ve tu trabajo. Así que tómate tu tiempo para preparar tu presentación teniendo en cuenta tus limitaciones de tiempo.
Si tu maqueta inicial es más larga de lo que debería ser, comienza por analizar qué información podría eliminarse o formas de transmitir la información utilizando menos palabras.
A menudo, se trata simplemente de centrarte en los detalles que más importan. No expliques todos los detalles de la metodología o los resultados si no aportan nada a la historia. Reserva esa parte para debates en grupos más pequeños o durante el período de preguntas y respuestas.
3- Utiliza elementos visuales
Los elementos visuales son imprescindibles en cualquier presentación. Ya sea una imagen, un diagrama, un gráfico o un video, ayudan con la interpretación y pueden ser una forma eficaz de transmitir tu mensaje o captar la atención de la audiencia.
El hecho de que vayas a realizar una presentación en una conferencia académica no significa que no puedas usar imágenes, vídeos o incluso gifs para ayudar a transmitir el mensaje.
La mayoría de las personas se manejan mejor con elementos visuales que con palabras, especialmente cuando la información está cargada de datos y números. Pero incluso con elementos visuales, recuerda que debes ser simple. El objetivo principal de usar recursos visuales es ayudar a la audiencia a comprender el mensaje y no confundirlos con demasiada información.
Si presentas cifras o gráficos, recuerda utilizar el puntero para resaltar los puntos clave mientras explica la diapositiva. Esto es algo que es fácil de olvidar cuando el nivel de estrés es alto, pero puede ser una buena manera de mantener los pies sobre la tierra y la concentración en la presentación.
4- Conoce a tu audiencia
En cualquier conferencia académica, conocer a la audiencia te coloca un paso más cerca de realizar una presentación eficaz. Investiga antes de comenzar a preparar tu presentación.
Si se revisan las actas de ediciones anteriores de una conferencia, se pueden obtener listas de participantes anteriores y su perfil. En los distintos congresos, la proporción de estudiantes de grado y posgrado, posdoctorados o investigadores principales es diferente. Conocer la proporción de cada categoría puede indicar el nivel de conocimiento sobre determinados temas y si es necesario dedicar tiempo a explicar determinadas áreas para que entiendan el resto de la presentación o no.
Si encuentras los resúmenes, los Powerpoints o las grabaciones de charlas de ediciones anteriores, también te puede ayudar a ajustar la profundidad con la que puedes llegar al explicar ciertos conceptos.
No caigas en la trampa de suponer que tu audiencia no sabe nada sobre el tema de su investigación. Si asisten a tu presentación de investigación, lo más probable es que tengan conocimiento (y estén interesados) en lo que estás tratando. Por lo tanto, omite los conceptos básicos que todos saben si crees que puedes hacerlo.
Utiliza jerga que sea fácilmente entendible para la comunidad en general y define las abreviaturas menos comunes.
Conocer a tu audiencia no siempre es una tarea fácil. Si no estás seguro de si tu audiencia está familiarizada con un tema específico, ¡no tengas miedo de preguntarles! Esto hará que todos se sientan más involucrados y conseguirás su atención durante el resto de la presentación. En definitiva, adapta tu mensaje a la audiencia.
5- Practica, practica y vuelve a practicar.
Nadie debería conocer tu presentación mejor que tú. Cuando te prepares para una conferencia en particular, ensaya en voz alta los puntos que vas a tratar y asegúrate de sentirte 100 % cómodo con la información presentada en las diapositivas.
Además, asegúrate de que las ideas clave y la transición lógica entre ellas sean perfectamente claras. Una de las peores cosas que le puede pasar a un presentador es perderse en su propia presentación.
Debes practicar tu discurso en voz alta para familiarizarte con las palabras, ya que esto mejorará tu tono y confianza. Cuando suenas seguro, las personas están más dispuestas a escuchar lo que dices.
Otro consejo común pero útil es grabarte mientras practicas. Te ayudará a saber dónde fallas y qué necesitas mejorar.
Por ejemplo, algunas personas tienden a hablar muy rápido o a saltarse las frases, mientras que otras tienden a ignorar los puntos. Sin importar cuáles sean los problemas, grabarse es una excelente táctica para encontrarlos y abordarlos.
6- Preséntaselo a un amigo o colega
Además de practicarlo en voz alta por tu cuenta, practícalo frente a tus colegas. Te supondrá una experiencia que se parecerá más a la presentación real.
Mientras haces la presentación, observa sus expresiones faciales. Pueden revelar partes de tu presentación que no están claras. Diles que no te interrumpan durante la presentación, pero que anoten sus sugerencias o preguntas para el final. Asegúrate de usar un cronómetro para medir tu progreso en el tiempo.
A algunas personas les gusta hacer presentaciones ante alguien que no esté familiarizado con el tema. La idea es que, si las personas que no están completamente familiarizadas con el tema pueden seguir la presentación, las personas que trabajan en el área también puedan seguirla fácilmente.
Independientemente de la opción que elijas, este ejercicio te ayudará si tienes dificultades para hablar en público. No temas hacer estos ejercicios varias veces antes de tu presentación y siempre pide comentarios sinceros. Cuanto más practiques, más confianza y fluidez tendrás.
Durante mi doctorado, solíamos hacer presentaciones a los miembros de nuestro laboratorio y pasar por una sección de preguntas y respuestas. No solo era una buena oportunidad para practicar las habilidades de presentación, sino que también era un momento para discutir aspectos específicos y prepararse para posibles preguntas. Recuerdo que en algunos casos, el feedback llevó a reorganizar por completo las ideas de manera que tuviera más sentido.
7- Las apariencias importan
Aunque la gente asista a tu presentación porque está interesada en tu investigación, la apariencia es importante. Tu forma de hablar, cómo interactúas con tu audiencia e incluso la ropa que vistes tienen un impacto. Asegúrate de usar ropa cómoda.
Si va a realizar una presentación en un evento on line, asegúrate de que la iluminación provenga de frente y no de atrás, ya que tu rostro se verá más oscuro. No ver claramente al presentador puede distraer a la audiencia y reducir la atención.
Asegúrate también de que no haya nada que distraiga en el fondo, como un televisor o alguien caminando. El mejor fondo suele ser una pared de un solo color.
8- Dormir y comer bien antes del evento
Duerme bien la noche anterior al evento. Te sentirás bien descansado y preparado para afrontar la presentación. Puede resultar tentador practicar las diapositivas y repasar la presentación a altas horas de la noche, pero a veces es mejor dormir bien.
Además, asegúrate de comer bien. No querrás marearte ni estar ocupado pensando en la comida cuando deberías estar pensando en la presentación.
Por último, ten una botella de agua cerca mientras estás haciendo la presentación. Eso te permitirá hacer pausas cuando sea necesario y le dará tiempo a tu audiencia para asimilar la información después de pasar a la siguiente diapositiva o argumento.
9- Tener una copia de seguridad
Si tienes tu presentación almacenada en un disco duro, asegúrate de tener una copia adicional en la nube y viceversa. Los discos duros pueden romperse y pueden surgir problemas técnicos con el almacenamiento en la nube, por lo que siempre debe tener una copia de seguridad por si acaso.
Dependiendo de las pautas del evento, también puedes enviar una copia de tu presentación al organizador o colega. También puedes enviarte una copia de la presentación por correo electrónico.
Mucha gente también tiene una copia en papel de su presentación. Esa es la última alternativa, pero también es bueno tenerla. Si se trata de una presentación en póster, esto puede resultar más difícil de lograr.
Si tienes videos en tu presentación, verifica si la plataforma o el lugar pueden mostrarlos, especialmente el audio (si es importante). No todos los software o lugares tienen la tecnología necesaria (o compatible) para mostrar tu presentación como debería.
10- Utiliza el lenguaje corporal
El lenguaje corporal tiene un papel esencial en las presentaciones, especialmente en las que son online. Asegúrate de utilizar el lenguaje corporal de la forma correcta, de lo contrario puede distraer a tu audiencia. Eso incluye moverte nerviosamente, arreglarte el cabello o la ropa repetidamente, entre otras cosas.
En las conferencias académicas, las presentaciones suelen estar cargadas de información y datos, por lo que es importante que los presentadores aprovechen el tono de voz, los gestos y otros recursos del lenguaje corporal para transmitir su punto de vista.
Lo mejor es mantener el contacto visual con las personas del público. De esta manera, sentirán que les estás hablando a ellos. Pero asegúrate de alternar y no mirar fijamente a una sola persona durante toda la presentación.
Ten cuidado con tu postura y, si tienes notas, asegúrate de sostenerlas o tenerlas a la vista. Es común tener fichas de notas durante una conferencia, pero es importante conocer tu presentación y no depender de las notas.
11- Anima a tu audiencia a interactuar contigo
Una gran parte de tu presentación consiste en hablar sobre tu investigación. Las personas están allí para escucharte y absorber información, pero también para aprovechar al máximo la experiencia, y eso incluye participar y hacer preguntas.
Prepárate para responder las preguntas del público. Es imposible abarcar todo en una presentación breve, así que trata de cubrir la mayor cantidad posible y, si crees que surgirán preguntas del público, prepárate para responderlas.
Dependiendo del tipo de presentación y lo que se espera, puedes dejar las preguntas para el final o permitir preguntas durante la presentación.
Si hay una pregunta para la que no tienes la respuesta, está bien decirlo. Es mejor ofrecer investigar más sobre ella y volver a responder en lugar de intentar improvisar una respuesta. Proporciona tu información de contacto en la diapositiva final o al final de tu presentación. Algunos participantes pueden comunicarse contigo si tienen preguntas, sugerencias u oportunidades que podrían serte de utilidad.
Si va a realizar una presentación on line, invita a los participantes a hacer preguntas a través de la plataforma o el sitio web de la conferencia.
12- Estructura tu presentación y hazle saber a tu audiencia
Hazle saber a tu audiencia qué temas tratarás en tu presentación. Ten un esquema claro de los temas y asegúrate de que el recorrido que se va a desarrollar sea claro para que la audiencia comprenda a dónde los llevas.
Puedes comenzar la presentación resaltando los mensajes clave, pero no olvides tener un resumen al final (tu conclusión), donde reiteres los puntos principales de tu presentación.
13- Presta atención al diseño
Adhiérete a los siguientes principios básicos de diseño al crear tus diapositivas. Evita colores que distraigan y mezclar más de 2 colores en cada diapositiva. Si utilizas un fondo claro, debes utilizar una fuente oscura y viceversa. El tamaño de la fuente también será lo suficientemente grande y no introduzcas demasiada información en una diapositiva.
Una buena regla general para las diapositivas es tener alrededor de 5 puntos en cada una y dar tiempo suficiente para que las personas las lean si es necesario. La mayor parte de la información debe salir de tu boca y no debe estar descrita en las diapositivas. Las diapositivas son solo un resumen (los puntos) de lo que cubrirás.
Si agregas elementos visuales, asegúrate de que sean lo suficientemente grandes para que las personas puedan verlos y que no cubran ninguna información.
14-Toma otras presentaciones como ejemplo
Para los que hayais participado en muchas presentaciones a lo largo de vuestra vida. ¿Hay algo que os haya gustado mucho en ellas o algo que hayais odiado? Si es así, escríbirlo. Si es positivo, intentar replicarlo en vuestra presentación. Si es negativo, deséchadlo.
Si participas en un evento anual, es posible que puedas acceder a presentaciones de años anteriores y sacar conclusiones a partir de ellas. También puedes buscar presentaciones o plantillas de carteles similares e inspirarte en ellas.
Ten en cuenta que cada persona tiene un estilo de presentación. Conoce las pautas básicas y encuentra lo que mejor se adapta a ti.
15- Confía en la narración
La narración de historias consiste en contar historias (narración) para hablar de algo (por ejemplo, anécdotas personales, metáforas, comparaciones, etc.). Las personas recurren a las historias con fines y, la mayoría de las veces, es más fácil recordar una historia o una analogía que recordar una situación específica.
No importa cuál sea el tema, las analogías facilitan la comprensión de los hechos. Siempre que sea posible, trate de utilizar una metáfora o una comparación.
Consejo adicional: recuerda detenerte y respirar durante tu presentación.
Es normal sentirse estresado incluso si estás muy bien preparado y conoces el tema al dedillo. Asegúrate de tomarte el tiempo para hacer una pausa entre diapositivas y respirar profundamente. Esto te ayudará a mantenerte concentrado durante toda la presentación. Practica esto durante tus ensayos. No hablar durante 3 o 4 segundos puede parecerte mucho tiempo, pero tu audiencia lo agradecerá y te ayudará a sentirte más tranquilo.
Conclusión
En esencia, prepararse para una presentación en una conferencia no es diferente a prepararse para cualquier tipo de tarea de hablar en público. Es necesario comprender muy bien el tema, investigar y practicar lo que se va a decir y conocer a la audiencia, entre otras cosas. Lo más importante es recordar: nadie nace con grandes habilidades de presentación, así que date espacio para mejorar.
Muchas gracias por la recopilación de consejos para realizar una presentación en un Congreso, pero se echa de menos , y más en una publicación dedicada a las estudiantes y residentes de medicina como Doc Tutor, una mención a la declaración expresa en esas presentaciones a los conflictos de interés del ponente. Esta declaración está ya muy extendida en congresos nacionales e internacionales, y promueve una mayor transparencia en la transferencia y publicación de conocimientos médicos.
Conflictos de interés en la profesión médica
https://www.ncbi.nlm.nih.gov/pmc/articles/PMC6837014/
Declaración de la Asociación Médica Mundial sobre Conflictos de Intereses
https://www.wma.net/es/policies-post/declaracion-de-la-amm-sobre-conflictos-de-intereses/
Un saludo
Antonio Cabrera Majada
Especialista en Medicina de Familia y Comunitaria en Centro de Salud Daroca (Madrid)